Bagaimana Untuk Menjadi Lebih Produktif

Rasa berlebihan? Sekiranya anda berada, maka tanpa perlu menambah kebimbangan anda, ingat bahawa ia adalah lingkaran setan. Menurut kajian Tempat Kerja Kesihatan Britain, tekanan tinggi dan kekurangan aktiviti fizikal menyebabkan industri kehilangan sehingga 27 hari produktif setiap pekerja setiap tahun. Coraknya biasa kepada setiap orang yang bernafas berdarah: tumpukan pertemuan bermakna tidak ada masa untuk gym, dan makan malam yang dirancang menjadi belas kasihan menit terakhir dari Deliveroo. Masalah? Kehidupan tinggi karbohidrat dan kekurangan senaman membuat Jack seorang lelaki yang tidak produktif - dan selepas satu hari lagi melangsingkan e-mel yang meletihkan dan penundaan jiwa yang menghancurkan, masalahnya menjadi lebih buruk, tidak lebih baik. Masa untuk memperbaikinya.

Masukkan Graham Allcott, bekas Ketua Pegawai Eksekutif dan "ninja produktiviti" yang dikemukakan sendiri. "Saya bukan salah satu daripada orang-orang yang teratur secara semula jadi," kata Allcott. "Gaya kerja saya sememangnya sebaliknya: sebaliknya, berasaskan idea, lebih selesa di peringkat strategik daripada tahap 'melakukan', alah kepada butiran dan tidak realistik tentang apa yang boleh dicapai dalam tempoh masa tertentu. Semua ciri-ciri ini, dengan cara mereka sendiri, di antara kekuatan saya dan telah membuat saya berjaya dalam perkara-perkara yang telah saya lakukan. "

Sementara Allcott mengatakan bahawa dia bermain dengan kekuatan ini, dia juga mengenali mereka "sebagai kelemahan mereka yang melumpuhkan. Mengubah tabiat buruk saya sendiri dan membangunkan yang kuat dan positif yang baru memberi saya keupayaan untuk membantu orang lain melakukan perkara yang sama. "Dengan menukar pengurusan masa untuk pengurusan perhatian, menjadi kejam dengan e-mel dan mengakhiri beban maklumat, Allcott menjanjikan, anda akan mendapat semua kerja selesai dan mempunyai masa untuk memasak-batch, bangku bangku dan pesta Netflix sesekali - dan anda akan berasa lebih baik pada waktu pagi. Bulatan mulia anda bermula di sini.

Menghapuskan Tekanan

Tekanan tidak dapat dielakkan - ia tindak balas kimia badan yang masuk akal kepada situasi yang sukar dan berbahaya. Masalah anda: mekanisme yang berkembang untuk melindungi anda dari harimau berbulu harimau tidak mempunyai masa untuk mengejar pemesejan segera dan iPhone terus-menerus, dan masuknya tekanan yang kecil adalah pembunuh produktiviti. "Apa sahaja yang kita sedang lakukan, tahap adrenalin kita boleh mendorong kita ke arah membuat mustahil," kata Allcott. "Tetapi apabila kita melepasi garisan dari adrenalin yang sihat menjadi tidak sihat, tertekan dan tidak berpuas hati, kita bergerak dari motivasi dan momentum untuk disekat." Kenali apabila ia berlaku, dan anda akan dapat memperbaikinya.

Kenal pasti pencetus anda

Orang yang berbeza menghadapi (dan teruk) dengan keadaan yang berbeza. "Tiga kawasan tekanan utama yang biasa berlaku kepada kebanyakan orang adalah panik tentang kelebihan beban kerja, kekurangan kejelasan tentang apa yang harus dilakukan, dan membuat keputusan yang sukar," kata Allcott. Ambil masa lima minit untuk menilai dari 1-5 bagaimana membimbangkan setiap orang, dan anda akan tahu di mana untuk menumpukan usaha anda.

Dapatkan beberapa perspektif

Sangat mudah untuk berfikir bahawa orang lain bergerak lebih cepat daripada anda dan mencapai lebih banyak, terutamanya jika anda memberi perhatian kepada suapan media sosial mereka. Pikirkan wajah yang anda sampaikan kepada dunia berbanding apa-apa perasaan negatif yang mungkin anda miliki, dan ingat bahawa orang lain melakukan perkara yang sama.

Tangani pencetus itu

Sekarang gunakan senarai anda: apakah langkah pertama ke arah menangani tekanan yang anda baru perhatikan? Sekiranya ketidakjelasan tentang matlamat adalah masalah, misalnya, kerja untuk menjelaskannya - sama ada itu bermakna duduk bersendirian atau menjadualkan mesyuarat untuk menyusunnya dengan rakan sekerja. Sekiranya ia berlebihan, buat senarai tugas-tugas anda yang berbeza dan tentukan apakah langkah yang paling produktif yang boleh anda ambil pada setiap mereka sekarang.

Terjejas konflik (apabila anda perlu)

Tiada siapa yang suka konflik kecuali sociopaths, tetapi kadang-kadang ia perlu. Membiarkan konflik fester adalah tekanan utama. Sekiranya anda boleh alamat sekarang, lakukannya. Sudah tentu dengan tenang dan hormat.

Pastikan ia bermain-main

Matlamat untuk momentum produktif dan produktif di mana anda positif, santai dan terkawal. Ingat: satu-satunya perkara yang berbeza di sini adalah perasaan yang ditekankan, terperangkap dan mati rasa adalah apa yang berlaku dalam fikiran anda.

DIREKOMENDASIKAN: Bagaimana Menangani Stres di Tempat Kerja

Dapatkan Diatur

Jika meja anda adalah gundukan kertas dan desktop komputer anda kelihatan seperti badai salji, sudah tiba masanya untuk menarik balik. "Seperti ramai orang, saya menggunakan sistem rujukan kertas kurang dan kurang hari ini dan ingin mencapai titik di mana saya benar-benar tidak mempunyai kertas - tetapi ada kalanya hanya pemfailan kertas yang akan dilakukan," kata Allcott. "Ide untuk mencapai pejabat tanpa kertas kepada saya kelihatan seperti matlamat yang salah untuk ditujukan. Cuma mulakan dengan 'kertas kurang banyak'. "Inilah caranya.

Jadilah kejam

Buang atau kitar semula apa-apa sekeping kertas yang mengandungi bahan yang mudah didapati di web, termasuk akhbar atau majalah yang diarsipkan. Menekankan kesesakan dan perkara yang mungkin memerlukan salinan fizikal - sijil, ucapan, dan bukti alamat.

Mempunyai 'idea idea yang baik'

Ini adalah tempat lambakan anda untuk perkara-perkara untuk dilayari, cuba atau menonton apabila anda terperangkap untuk idea-idea untuk masa depan. Ia boleh menjadi senarai yang dikendalikan aplikasi, atau hanya dokumen berasaskan awan.Sertakan senarai sub untuk cadangan muzik / filem / YouTube untuk apabila anda memerlukan hiburan atau mempunyai sepuluh minit cadangan.

Tulis senarai semak

Untuk apa-apa aktiviti biasa, mereka akan menjimatkan ruang otak. Simpan mereka untuk kedai mingguan anda, tugasan yang anda perlu lakukan secara mingguan atau bulanan, dan untuk perkara sosial yang sebaliknya akan didorong ke belakang barisan. Ya, hubungi ibu anda.

Simpan kalendar

Ia kedengaran dengan mudah, tetapi adakah anda sebenarnya melakukannya? Mengekalkan jadual dalam talian yang mesti melantik pelantikan membebaskan ruangan memori yang bernilai yang anda sebaliknya akan menggunakan mengesannya. Jika anda komited ke versi kertas, ambil gambar dengannya dengan telefon anda.

Amalan membuat keputusan

Menjadi kejam keras pada mulanya, tetapi sebaik sahaja anda menceburkan diri ke dalam keterbatasan maklumat, berurusan dengan e-mel dan menggunakan senarai semak, ia akan mudah. Melekatkannya - ganjaran akan berbaloi.

Jadilah Lebih Produktif

Senarai tugas lama anda akan ditakdirkan. "Ia tidak mencukupi untuk memberikan kita ketangkasan untuk menguruskan pelbagai tahap kerumitan yang kita hadapi dalam kerja pengetahuan kita - dari tindakan segera ke hal-hal yang kita boleh lakukan, melalui tugas-tugas peringkat projek yang lebih luas," kata Allcott. "Salah satu sebab untuk senarai tugasan biasa tidak berfungsi ialah mereka sering cuba melakukan apa yang harus dipisahkan menjadi dua atau tiga senarai yang berlainan." Berikut adalah versi baru anda yang berlapis-lapis.

Senarai Projek

Projek adalah apa-apa kerja yang memerlukan lebih daripada beberapa langkah untuk menyelesaikannya. Mendapatkan telefon baru, katakan, bukan hanya satu perkara: ini bermakna penyelidikan, perbandingan harga, membeli-belah dan panggilan telefon. Senarai Projek anda adalah untuk perkara-perkara yang anda tidak perlu lakukan setiap hari, tetapi anda perlu peringatan untuk memastikan anda sedang maju - mungkin sekali seminggu. Untuk apa-apa projek, tentukan apa hasil yang anda cari dan bagaimana anda akan mengukur kejayaan sebelum anda menulisnya.

Senarai Tindakan Induk

Ini senarai terbesar anda yang dinamik, dan ia sepatutnya mengandungi setiap tindakan yang boleh anda lakukan sekarang untuk setiap projek yang anda sedang kerjakan. Khusus daripada umum: "bacaan draf pembentangan dan membuat keputusan perubahan terakhir" adalah lebih baik daripada "persembahan selesai", contohnya. Dengan senarai ini selesai, anda akan sentiasa jelas tentang apa yang perlu dilakukan seterusnya. Fokus pada tindakan seterusnya, bukannya seseorang yang memerlukan input daripada orang lain sebelum anda boleh menyelesaikannya.

Senarai Harian Untuk Harian

Ini adalah pilihan terfokus dari Senarai Tindakan Master Anda. "Fikirkan Senarai Tindakan Induk seperti almari pakaian penuh dengan semua pakaian dan Senarai Harian Anda sebagai perkara yang akan anda pakai hari ini," kata Allcott. Tuliskannya pada nota siaran, atau tandakan beberapa perkara sebagai "keutamaan tinggi" pada kalendar anda. Anda bukan manusia biasa, jadi pilihlah dua atau tiga perkara yang paling penting, dan naikkan momentum untuk menyelesaikannya.

Akhiri Maklumat Berlebihan

Ini masalah yang lebih besar daripada dua tahun yang lalu, apalagi sepuluh, dan lebih tertekan daripada mengetahui bahawa anda telah kehilangan sesuatu penting yang perlu anda lakukan adalah kemungkinan tidak mengetahui. "Hakikat bahawa anda tidak tahu apa peluang atau ancaman lain yang dikebumikan di dalam susunan e-mel itu - atau semua maklumat media sosial lain yang anda keluarkan - adalah akar kebanyakan tekanan berdasarkan email," kata Allcott. "Orang ramai menjadi hamba kepada akaun e-mel mereka kerana ia terus berkembang dan ia menjadi tumpuan berterusan untuk perhatian - tidak pernah benar-benar membetulkan masalah pergunungan di hadapan anda, hanya mengingatkan diri anda bahawa gunung itu masih ada untuk dinaikkan. "Bunyi akrab? Inilah yang perlu dilakukan.

Pertimbangkan semula sambungan

Memeriksa e-mel dan media sosial adalah menghibur kerana ia berasa seperti membuat kemajuan. Ia tidak. Langkah pertama: matikan setiap bunyi dan grafik yang menyuruh anda menyemak e-mel baru. Tukar minda anda dari "semak" ke "pemprosesan". Setiap kali anda membuka peti masuk anda, matlamat anda adalah untuk memproses apa yang ada di sana, bukan hanya untuk melihat apa-apa yang baru.

Gunakan Ds

Mantra baru anda: Padam, Lakukan Sekarang (jika perlu kurang dari dua minit untuk dikendalikan), Lakukan Kemudian, Perwakilan atau Putuskan bahawa ia tidak memerlukan tindakan, tetapi boleh diajukan - sama ada untuk rujukan masa depan, atau untuk memeriksa bahawa orang lain telah mengikuti di atasnya.

Sediakan barisan kematian e-mel '

Pindahkan setiap e-mel lebih daripada enam bulan ke dalam foldernya sendiri. Tambah masa dalam kalendar anda enam minggu pada masa akan datang dan jika anda tidak memerlukan e-mel tersebut kemudian, padamkannya. Begitu juga, sediakan penapis untuk memadam e-mel daripada orang yang telah meninggalkan syarikat anda.

Jangan terlewatkan ke atas sub-folder

Anda hanya memerlukan tiga: Tindakan, Membaca dan Menunggu (tambah @ jika perlu untuk menyimpannya di bahagian atas struktur folder e-mel anda). Tindakan adalah untuk barangan yang memerlukan tindakan yang akan mengambil masa lebih daripada dua minit. Baca adalah untuk e-mel yang lebih lama yang anda perlukan untuk sampai ke akhirnya. Menunggu adalah untuk e-mel di mana anda sedang menunggu orang lain melakukan sesuatu - dan di mana anda ingin kesimpulan yang berjaya. Jika anda tidak peduli, jangan risau menjejaki mereka.

Pergi gelap

Sekarang anda lebih teratur, bukannya menyemak e-mel anda bila-bila masa anda merasa seperti itu, melakukannya pada waktu yang ditetapkan. Satu pendekatan yang mungkin adalah 50-50 - imbasan cepat peti masuk pada waktu pagi, maka tidak ada e-mel sehingga petang, apabila anda boleh pergi habis-habisan.Sebagai alternatif, tetapkan tiga kali yang biasa: pagi, tengah hari dan akhir hari, misalnya, atau, jika anda berada dalam perniagaan yang sangat reaktif, memperuntukkan sepuluh minit sekali sejam, pada jam itu.

Fokus perhatian anda

Lupakan pengurusan masa. Dalam era maklumat, di mana perhatian anda pergi adalah lebih penting. "Dalam pekerjaan 'berasaskan pengetahuan' - yang merupakan satu-satunya pekerjaan yang menentang automasi - anda pada masa yang sama bos dan pekerja," kata Allcott. "Anda bertanggungjawab untuk bukan sahaja melakukan kerja tetapi memutuskan apa yang dilakukan, dan memutuskan sama ada untuk bertindak balas terhadap input baru dengan mengubah keutamaan anda." Hasilnya: konflik, kebimbangan dan penangguhan, kerana sukar untuk mengetahui bila "bos "Atau mod" berfikir "berakhir dan mod" pekerja "atau" melakukan "bermula.

Memahami perhatian

Ia adalah sumber yang lebih terhad daripada masa. Sangat mudah mengenali bahawa perhatian anda gagal jika anda berada di Twitter selama enam jam sehari, tetapi jika anda membelanjakan 80% perhatian anda pergi ke mesyuarat maka jangan terkejut jika anda tidak mendapat perhatian lagi untuk perkara lain. Fikirkan perhatian, bukan masa, sebagai mata wang baru anda dan memecahnya menjadi fasa proaktif, aktif dan tidak aktif. Bertujuan untuk melakukan kerja terbaik semasa berlakunya proaktif, dan menyelamatkan kerja mengerang untuk masa yang tidak aktif.

Bekerja jadual anda

Di kertas, paparkan hari purata: memulakan dan menyelesaikan masa, rehat, dan apa-apa kerja yang anda lakukan sebelum atau selepas jam yang dijadualkan anda. Berfungsi ketika anda paling penuh perhatian atau lamban - adakah anda pemula yang perlahan, atau lamban selepas makan tengah hari? Perhatikan apa-apa kejutan, dan selesaikan waktu terbaik untuk anda melakukan tugas yang rumit atau sukar. Jangan buang masa yang paling produktif anda mengejar invois dan ubah kartrij pencetak.

Fikirkan 'mod bos' dan 'mod kerja'

Terus berfikir dan melakukan yang berasingan dan anda akan meningkatkan kedua-duanya. Jadual keputusan utama, perancangan projek dan pemikiran kreatif untuk masa yang paling proaktif - lurus selepas kopi pagi pertama anda, katakan. Keputusan sehari-hari boleh menunggu masa kurang produktif, dan menyimpan barangan seperti membersihkan peti masuk atau meja anda untuk jerebu selepas makan tengah hari.

Lindungi perhatian anda

Terdapat dua jenis utama pengairan pada perhatian anda: dalaman dan luaran. Yang pertama adalah lebih mudah untuk ditangani: balas e-mel dalam batch dan bukannya apabila tiba, dan memperuntukkan masa di mana anda dibenarkan melakukan penyelidikan internet. Saliran perhatian luaran adalah lebih sukar, tetapi - jika anda boleh lari dengannya - mengelakkan mesyuarat yang tidak perlu, dan alihkan telefon anda pada masa yang ditetapkan, dan bukannya dapat dicapai sepanjang masa. Sekiranya anda boleh, bekerja dari kafe sekali-sekala - tiada apa yang perlu dilakukan di sana tetapi minum kopi dan melakukan kerja terbaik anda.

Buat 'poket perhatian'

Ini bermakna mencari masa di mana anda tidak melakukan apa-apa. Simpan fail bacaan fizikal dan digital - dompet A4 dan apl Instapaper akan melakukannya - supaya anda boleh mengejar semasa perjalanan atau downtime. Setelah itu sifat kedua, cuba "senarai pemikiran", satu siri keputusan besar yang anda simpan disegerakkan dengan telefon anda yang anda boleh merujuk kepada apabila anda sedang menunggu dalam giliran beratur layan diri.

Hentikan Multitasking

Multitasking adalah pengurusan 90-an yang tidak masuk akal. Dengan memaksa otak anda beralih dari satu perkara ke sesuatu yang lain, anda benar-benar hanya menggunakan banyak usaha mental pada masa penubuhan dan menyeret diri anda dari melakukan (dan menyelesaikan) perkara. Monotasking, memberi tumpuan kepada satu perkara pada satu masa, adalah penyelesaiannya.

Keluar dari pejabat

"Persekitaran kerja anda mungkin penuh dengan gangguan dan bunyi bising - tertekan, mencabar, terbuka dan gila," kata Allcott. "Pekerjaan perhatian proaktif anda mungkin perlu dilakukan di luar lokasi ini." Disiplin bos anda untuk menerimanya dengan menjelaskan bahawa anda perlu bekerja dari rumah atau kafe selama sehari - kemudian pastikan anda melakukan kerja yang paling produktif hari itu.

Kumpulkan idea yang baik

Mempunyai cara untuk menangkap idea-idea yang baik tanpa mendapat gangguan dari mereka adalah kunci. Mengekalkan butang "Suka" Twitter anda untuk perkara yang anda ingin rujukan adalah satu pilihan. Menggunakan screengrab telefon anda atau dokumen Google Drive terbuka adalah orang lain.

Jadual penangguhan

Jurulatih produktiviti bersumpah dengan pemasa Pomodoro, yang dinamakan selepas pemasaan berbentuk tomato yang popular di dapur mewah. Cari yang percuma di tomato-timer.com dan gunakannya untuk menjadualkan potongan 25 minit secara berkala tanpa gangguan, dengan potongan lima minit dari Twitter / Instagram / Angry Birds di antara.

Mempunyai Mesyuarat yang Kurang

Manusia adalah haiwan sosial, oleh sebab itu, pertemuan-pertemuan seolah-olah seperti penggunaan waktu yang produktif. Juga, sesetengah orang menikmati biskut dan ketidakcekapan. Inilah strategi pengurusan alternatif anda.

Meja rampasan

Buat mesyuarat anda satu-ke-satu dan hantar izin meminta email untuk dipapar oleh meja seseorang. Jika mereka tidak bertindak balas (atau mereka mengelakkan anda), hanya muncul di meja mereka - jika tidak ada lagi mereka akan berminat untuk menyingkirkan anda, mengurangkan padding yang membentuk mesyuarat berasaskan bilik.

Cuba MBWA

Management-By-Walking-Around adalah pembina konsensus untuk orang-orang yang tidak tepat masa: berjalan di antara jabatan bangunan anda dua atau tiga kali seminggu, membawa buku catatan jika diperlukan untuk menangkap sebarang tindakan atau idea yang perlu anda ikuti.

Fikirkan tahap langit

Masalah dengan kebanyakan mesyuarat ialah mereka memberi tumpuan kepada perincian, bukan gambaran besar. Apabila mereka tidak dapat dielakkan, gunakannya untuk memberi tumpuan kepada soalan-soalan seperti "Apa yang penting di sini: kualiti atau kos?" Atau "Apakah pendekatan umum?" Sebaik sahaja perkara besar diputuskan, tindakan yang betul akan mengikuti secara semula jadi.

Bagaimana Untuk Menjadi Produktiviti Ninja: Bimbang Kurang, Mencapai Lebih Banyak Dan Cinta Apa yang Anda Lakukan oleh Graham Allcott kini boleh didapati (Buku Ikon, £ 8.99), beli di Amazon

Editor Dan Penulis.

Berkongsi Dengan Rakan-Rakan Anda
Artikel Sebelumnya
Artikel Seterusnya

Catat Ulasan Anda